به گزارش فصل تبیین، نشست تخصصی مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک بایگانی‌های راکد با حضور قائم‌مقام دادگستری استان تهران، رئیس کل محاکم تهران و معاون برنامه ریزی و فناوری اطلاعات دادگستری استان تهران برگزار و ابعاد مختلف این پروژه بررسی شد.

تحول در مدیریت اسناد: از بایگانی فیزیکی تا آرشیو دیجیتال

حاجی‌رضا شاکرمی، قائم‌مقام دادگستری استان تهران در این نشست با تاکید بر ضرورت تغییر رویکرد از روش‌های سنتی به شیوه‌های نوین مدیریت اسناد، اظهار داشت: انباشت پرونده‌های فیزیکی در بخش بایگانی راکد، علاوه بر اشغال فضا‌های وسیع اداری، فرآیند بازیابی اطلاعات را با دشواری مواجه کرده است لذا اهتمام جدی برای الکترونیکی کردن حداقل ۶۰ درصد از این پرونده‌ها در دستور کار قرار گرفته است.

وی با اشاره به اینکه هیچ محدودیتی، حتی شرایط جنگی و حساس، نباید مانع از پیشرفت زیرساخت‌های کشور شود، افزود: همکاران دادگستری باید با دقت فنی و نگاه کارشناسی، نسبت به آرشیو الکترونیک پرونده‌ها اقدام کنند تا دسترسی کارکنان و ذی نفعان به سوابق قضایی در کمترین زمان ممکن فراهم شود.

مدیریت جابجایی یک میلیون پرونده و آزادسازی فضا

در بخش دیگری از این نشست، شفیعی، معاون برنامه‌ریزی و فناوری اطلاعات دادگستری استان تهران با ارائه گزارشی از وضعیت موجود اسناد، به چالش‌های لجستیکی اشاره کرد و گفت: در حال حاضر به دلیل محدودیت شدید مکان، جابجایی توده‌ایِ یک میلیون پرونده انجام شده است که این حجم از جابجایی فیزیکی، ضرورت تسریع در اجرای طرح جایگزینی پرونده‌های الکترونیکی به جای اسناد کاغذی را بیش از پیش نمایان می‌کند.

قائم مقام دادگستری استان تهران، مزایای اصلی این ساماندهی را برشمرد و تصریح کرد: آزادسازی فضا‌های فیزیکی، رفع اشغال مکان‌های اداری و کاهش هزینه‌های نگاهداری، کاهش اطاله دادرسی، تاثیر مستقیم سرعت دسترسی به سوابق در به سرانجام رساندن پرونده‌های جاری از جمله مزایای ساماندهی اصولی بایگانی هاست یکی از معضلات استان وجود میلیون‌ها پرونده راکد در فضا‌های مختلف اداری است.